Slik gjennomføres motiverende lønnssamtaler

Tall fra Econas lønnsundersøkelse viser at lønnssamtalene oppleves som nyttige når den ansatte får tydelige tilbakemeldinger knyttet til prestasjon og forventninger. Samtalen oppleves ikke som en dialog om den kun blir gitt som en beskjed fra leder til ansatt. De fleste arbeidsgivere har muligheter for å gjennomføre konstruktive og reelle lønnssamtaler.

En del av lederens verktøykasse 

Lønnssamtaler er en del av lederens verktøykasse. Gode lønnssamtaler krever at lederen snakker med medarbeiderne sine om lønn målt opp mot ansvar og resultater, men også at lederen er gitt nok albuerom til å lede og har nødvendige fullmakter til å gi lønnstillegg. I Econas lønnsundersøkelse oppgir halvparten av lederne at lønnssamtalen oppleves som unyttig, eller at de ikke har hatt muligheten til å gi sine ansatte lønnstillegg de mener de ansatte fortjener. Vi vil påstå at om en leder ikke har mulighet til å belønne gode resultater og innsats, er vedkommende fratatt et viktig ledelsesverktøy.

Som leder bør du også være åpen for tilbakemeldinger. Det er en samtale, og det er viktig å lytte. Forbered gjerne spørsmål til den du gjennomfører samtalen med.

Sett av nok tid i god tid, og ha en tydelig agenda.

Slik kaller du inn til lønnssamtale
Sett av nok tid i god tid, og ha en tydelig agenda. En lønnssamtale trenger ikke nødvendigvis vare lenge, men skal det være en samtale, bør man ha litt tid. Innkalling bør sendes senest en uke før samtalen, og samtalen bør ha en ramme på minst en halvtime. Agenda bør i det minste dekke: 

a)    Arbeidsgivers forventninger for ulike nivåer av lønnsvekst. Vær konkret for den enkelte ansatte ut fra arbeidsgivers lønnspolitikk. 

b)    Vurdering av prestasjon. La gjerne den ansatte begynne. Målet er at dere skal konkludere om felles forståelse og måloppnåelse. 

c)    Markedsvurdering i lys av b) og a). Her kan begge parter bruke Econas lønnskalkulator og eventuelt søke råd hos Econa. På dette punktet blir dere forhåpentligvis enige om et rimelige lønnsnivå, hvis ikke, se d).

d)    Også andre ting enn lønn kan fungere som motivator og kompensasjon. Dette kan være kompetanseutvikling som du som ansatt eller leder regner med vil heve prestasjonene, eller som av andre grunner fremstår som positivt for begge parter. Dette er spesielt aktuelt hvis dere ikke er helt enige om markedsvurderingen, eller om du som leder ikke har lønnsmidler eller makt over disse. 

e)    Forventninger fremover til prestasjon og lønn. 

Tips til lønnssamtalen som leder 

1.    Lytt
Som leder har du ansvar for at det blir en god samtale. Gode samtaler krever at man lytter. Du må med andre ord få samtalen i gang, og be gjerne om en åpen egenvurdering fra den ansatte før du kommer med din vurdering. 

2.    Vær åpen for at din vurdering er feil
Du bør ha gjort deg opp en saklig formening om resultatene til den ansatte. Vær konkret i vurderingen, og gi gjerne tydelige tilbakemeldinger. 

3.    Begrunn din vurdering av lønn
Bruk arbeidsgivers lønnspolitikk, prestasjoner og statistikk. Sørg for at du har handlingsrom. Har du fått et diktat fra din leder, er du satt i en vanskelig situasjon. Som leder bør du ha friheten til å gi litt der og da. Er mulighetene for å gi lønnsutvikling begrenset, kan kompetanseheving eller andre ytelser vurderes. 

4.    Avslutt med å se fremover
Si noe om hva du forventer av arbeidsprestasjoner for å nå lønnsutviklingsmål på lengre sikt. Bruk rommet til å gi litt energi og motivasjon slik at den ansatte vil fortsette.

Tips til lønnssamtalen som ansatt 

1.    Hold en god tone
Lytt før du snakker, og ha en ordentlig samtale. Vis gjerne til ekstraordinær innsats og resultater. Vær tydelig på lønnsforventningene dine og begrunnelsen for kravene dine. 

2.    Ta utgangspunkt i virksomhetens lønnspolitikk når du argumenterer for dine lønnskrav
Hvis virksomheten har en lønnspolitikk, vil denne si noe om hvilke forhold arbeidsgiver vil vektlegge i vurderingen sin, og hva medarbeiderne blir målt på. Sett deg inn i virksomhetens lønnspolitikk.

I Econas lønnsundersøkelse oppgir halvparten av lederne at lønnssamtalen oppleves som unyttig, eller at de ikke har hatt muligheten til å gi sine ansatte lønnstillegg de mener de ansatte fortjener. 

Alle ledere vil gjerne ha ansatte som leverer det lille ekstra og viser engasjement og motivasjon. Vis hvordan du leverer dette, gjerne med to–tre konkrete eksempler. Målet er at leder sitter igjen med et inntrykk av hvordan du skaper verdi for virksomheten. Leder må svare for hvorfor du skal løftes ekstra. Samle opp suksesshistorier i løpet av året, da er de enklere å ta frem til lønnssamtalen. Lytt til motforestillinger, og bli enige om prestasjonsnivå. 

Etter ditt salgsfremstøt kan det være motforestillinger. Disse må du lytte til, og still gjerne spørsmål. Igjen, vis at du er motivert for å lære og levere mer for arbeidsgiver og leder. 

3.    Markedsverdi – vær forberedt på flere scenarioer
Får du topp skussmål, skal lønnsstatistikk brukes annerledes enn hvis leder mener du gjør en gjennomsnittlig god jobb. 

4.    Husk å legge grunnlag for neste lønnsoppgjør til slutt i lønnssamtalen
Får du ikke det lønnstillegget du mener du fortjener, bør du be om en konkret tilbakemelding fra arbeidsgiver på hva som må til for at du skal oppnå dette nivået. Undersøk mulighetsrommet: Hvis det ikke er rom for lønnen du ønsker, er det andre virkemidler som kan motivere deg. Søker du mer ansvar, er kompetanseutvikling noe du kan be om. Er ikke dette så viktig, kan du undersøke om arbeidsgiver kan tilby mer fri eller en mer fleksibel hverdag. Vær obs på at om du ber om mer fri, kan det tolkes som et signal om at mer ansvar ikke er første prioritet for deg. 

Tall fra Econas lønnsundersøkelse

• 52 prosent hadde lønnssamtaler.
• 76 prosent av personalansvarlige hadde lønnssamtaler. 47 prosent av disse hadde lønnssamtale med alle ansatte i offentlig sektor, mot 73 prosent i privat sektor.
• 69 prosent opplever egen lønnssamtale som nyttig.
• 82 prosent av personalansvarlige med lønnssamtaler opplever lønnssamtaler som i hovedsak nyttige.